Otpremnica se izdaje na utovaru
Otpremnica je papir koji ide SA robom: vozač ga nosi, kupac ga potpisuje pri preuzimanju. Zato se izdaje pre nego što vozač krene, i nosi količine koje su poslate. Izdaje se sa strane rute, ne sa ovog ekrana.
- Otvori rutu koju spremaš. U kartici „Otpremnice" piše koliko ih čeka izdavanje.
- Klikni „Izdaj otpremnice". Dobijaš po jednu za svakog kupca na ruti.Dva kupca na istoj adresi dobijaju dva odvojena papira, jer roba ide dvema različitim radnjama.
- Otvara se jedan PDF sa svim otpremnicama, svaka na svojoj strani. Odštampaj ga i daj vozaču.Redosled papira prati redosled vožnje, pa se svežanj ne mora prebirati na svakom stajalištu.
Porudžbina sa odštampanom otpremnicom se više ne menjaČim papir postoji, ta porudžbina ne može da se izmeni, otkaže ni obriše, a ni ruta se ne može obrisati. To nije kvar: papir je izašao iz kancelarije i količine na njemu moraju da odgovaraju onome što je u aplikaciji. Ako se nešto stvarno promeni pre polaska, na strani rute stoji „Storniraj sve", pa se otpremnice izdaju iznova.
Povratnica: ono što se vratilo
Kad vozač potvrdi količine i ispadne da kupac nije preuzeo sve, razlika se dokumentuje povratnicom. Nađeš je na ovom ekranu, u delu „Za povratnicu", grupisanu po otpremnici uz koju ide. Otpremnica minus povratnica je ono što je stvarno isporučeno.
Zašto dva papira, a ne jedan ispravljenZato što se izdat dokument nikad ne menja. Otpremnica tvrdi šta je poslato i to ostaje tačno; povratnica tvrdi šta se vratilo. Da se otpremnica naknadno ispravlja, potpis kupca bi stajao ispod brojeva koji se posle promenili.
Naknadno dokumentovanje
U delu „Za otpremnicu" na ovom ekranu stoje isporučene porudžbine koje nisu dobile papir na utovaru. Njima se otpremnica izdaje naknadno i tada nosi količine koje su stvarno predate, sa kolonom manjka na sebi. Takvoj otpremnici povratnica ne treba. Čekiraj jednu porudžbinu za pojedinačnu, ili više njih za zbirnu.
Bez PIB-a i matičnog broja firme nema dokumentaAko ta dva polja nisu popunjena na ekranu „Firma", dugme za izdavanje je zaključano i stoji crvena traka sa linkom na taj ekran. Nije stvar strogoće: po tim brojevima kupac knjiži robu, a otpremnica bez njih mu ne služi ničemu. Popuni ih jednom i više se ne javljaju.
Dokument nosi podatke tvoje firme i kupca, stavke, iznose i linije za potpis. Otpremnica sa utovara uz to imenuje vozača i tablicu vozila. Podaci prodavca i kupca se upisuju u dokument u trenutku izdavanja, pa kasnija selidba firme ne menja već izdat papir.
Broj porudžbine stoji u zaglavljuAko porudžbina ima broj iz kupčevog sistema, on se štampa gore desno, uz broj i datum dokumenta. To je prva stvar koju radnja na rampi potraži da bi naš papir spojila sa svojom narudžbinom. Zbirni dokument pokriva više porudžbina, pa nosi i više brojeva; preko osam se ostatak sažima u „i još N". I on je snapshot: kasnija ispravka broja u porudžbini ne menja već izdat papir.
Ispravka: samo storno
Izdat dokument se ne menja i ne brišeNi napomena. Jedina ispravka je storno, uz obavezan razlog. Stornirani dokument ostaje dostupan, nosi žig „STORNIRANO", a njegove porudžbine se vraćaju u opticaj i mogu na nov dokument. Rupa u nizu brojeva se objasni, dupli broj ne.
Prvo povratnica, pa otpremnicaOtpremnica uz koju stoji povratnica ne može da se stornira dok se ne stornira povratnica. Obrnut redosled bi ostavio papir o vraćenoj robi koji pokazuje na dokument koji više ne važi.
Preuzimanje PDF-a radi uvek: i za stornirane dokumente, i kad pretplata istekne. Zaključava se samo izdavanje novih.
Kupcu bez PIB-a nema otpremnice — ako ima karticuKupci koje je aplikacija upisala u hodu (dok si unosio porudžbinu ili uvozio rute) nemaju poreske podatke i nose značku „Nepotpuni podaci kupca". Njima je dugme za izdavanje zaključano, a poruka imenuje kupca i vodi na njegovu karticu — po tim brojevima on knjiži robu koju je primio. Kupac ukucan ručno, mimo spiska, i dalje dobija papir bez tog reda: njemu PIB nema gde da se upiše, pa bi uslov značio da papira nema nikad.
